Grip op uw orders dankzij het ordersysteem

Groeit uw onderneming? Dan heeft u ongetwijfeld gemerkt dat de bedrijfsvoering complexer wordt. Vergeet u daardoor weleens een bestelling op te sturen? Vervelend voor de klant, maar ook wel begrijpelijk, want dat gebeurt bij veel bedrijven. Zeker in de startfase of wanneer uw webshop steeds groter wordt. Want steeds meer orders verwerken heeft een keerzijde. Uw orderadministratie kan onoverzichtelijk worden, of er blijft werk liggen. Mocht u zichzelf daarin herkennen: heeft u weleens overwogen om uw orderverwerking te laten automatiseren?

Geen enkele ondernemer typt met plezier orders over. Om nog maar te zwijgen over een extra controleronde om te zien of alles er wel goed in staat. Het populaire Exact Online neemt dat werk over, maar een ordersysteem is daar een uitstekende aanvulling op. Van bedrijfsprocessen automatiseren tot gedetailleerde rapportages opstellen. Soms denken mensen dat een ordersysteem heel nieuwe software is. Dat is niet per se zo. Vaak is middelware een veel betere oplossing: een stuk software dat uw andere pakketten koppelt en met elkaar laat 'praten'. Die integratie wordt dan passend gemaakt, wat wil zeggen dat het ordersysteem aansluit op uw bedrijfsvoering, e-commerce en behoeften.

De flow in de praktijk

Hoe werkt een ordersysteem? Laten we de praktijk schetsen. Het begint ermee dat er een bestelling binnenkomt via uw webshop of marktplaats. Hiermee begint de flow, want het ordersysteem geeft vervolgens de boekhouding een seintje. Daar komen dan de bestellingsgegevens in te staan. Ook wordt de (totale) actuele voorraad herberekend, zodat u niet per ongeluk producten aanbiedt die al uitverkocht zijn. Het maakt daarbij niet uit of u met één of meerdere magazijnen werkt.

Vanuit uw boekhouding krijgt uw transporteur of fulfilmentdienst een seintje, of de bestelling op die datum afgeleverd kan worden. Op basis van de ordergegvens worden een adres- en pakbon aangemaakt en geprint. Ook wordt het pakketje voorzien van een unieke track and trace-code, zodat u en uw klant de status van het pakketje kunnen volgen. Dan weet de klant of hij de buurvrouw moet vragen zijn pakketje aan te nemen omdat hij er op die dag niet is.

Klinkt dat ingewikkeld? Dat valt hard mee. U wordt namelijk helemaal ontzorgd. Deze processen worden door het ordersysteem georganiseerd, wat veel tijd en mensenwerk kost. Bovendien, elke ondernemer – en webdeveloper – kan het beamen: hoe beter alles aan de ‘achterkant’ functioneert, hoe effectiever de ‘voorkant’.

Waar liggen de kansen?

Hoeft u dan helemaal niets meer te doen? Jawel: ondernemen natuurlijk! Het ordersysteem kan niet alleen een overzicht geven van welke orders nog lopen en opgelost zijn. Een goed ordersysteem is bovendien niet compleet zonder gebruiksvriendelijk dashboard. Daarmee kunt u uw totaalomzet opvragen, per periode, of juist per product of klant. Daardoor zie u wat goed loopt en waar nog kansen liggen. Deze inzichten helpen u ook om gefundeerde beslissingen te nemen over uw bedrijfsvoering. Die kunt u dan behendig bijsturen wanneer dat nodig is. Zo kunt u verder groeien, terwijl u daar op voorbereid bent: een goed ordersysteem schaalt gemakkelijk op. Zo krijgt u optimaal grip op uw orderverwerking.

Een middleware ordersysteem draait namelijk in de cloud, waardoor opschalen eenvoudig is. Die opzet maakt het ook mogelijk om gaandeweg steeds meer applicaties te koppelen. Wilt u niet alleen verkopen via uw webshop, maar ook via bol.com of een andere marktplaats? Dan is dat mogelijk. Ook kunt u dan verschillende vervoersdiensten naast elkaar gebruiken, om uw klanten daarin keuze aan te bieden. Zo kunt u een multichannel strategie realiseren zonder dat uw bedrijfsvoering toeneemt in complexiteit. Integendeel: een ordersysteem stroomlijnt het hele orderproces.

Geïnteresseerd geraakt?
Ons ordersysteem Order2Flow wordt op maat gebouwd of aangepast voor e-commerce bedrijven, zodat het systeem optimaal aansluit bij hun unieke bedrijfsvoering. Vanwege de modulaire basis kunnen we uw ordersysteem bovendien gaandeweg blijven uitbouwen. Meer weten? Of wilt u ons een analyse laten maken van uw bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op om te horen wat we voor elkaar kunnen betekenen.