De 6 grootste voordelen van automatische orderinvoer

In het ideale geval worden de meeste binnenkomende orders automatisch verwerkt en bestaat daarnaast de mogelijkheid om orders handmatig toe te voegen. Bij multichannel verkoop is automatische orderverwerking bijna een must. En wanneer bestellingen telefonisch worden doorgegeven is het erg handig wanneer deze - bij voorkeur nog tijdens het gesprek - kunnen worden toegevoegd.

Wanneer het ordersysteem wordt gekoppeld met een boekhoudsysteem, webshop, marktplaats of met magazijn- of transportdiensten, dan kan de hele orderverwerking worden geautomatiseerd.

Tijdbesparend

Het meest bekende voordeel van geautomatiseerde orderinvoer is dat het veel tijd bespaart. Het handmatig invoeren van alle bestellingen is vaak zeer tijdrovend, vooral wanneer er ook nog veel artikelen in de bestelling zitten of als het proces voor meerdere bestellingen moet worden herhaald. Geautomatiseerde orderinvoer elimineert dit probleem door automatisch productinformatie in te vullen wanneer deze van klanten wordt ontvangen. Het vermindert de hoeveelheid handmatig werk die nodig is om een bestelling af te ronden, terwijl de efficiëntie binnen uw bedrijfsvoering toeneemt.

Toch kan de mogelijkheid van het handmatig kunnen toevoegen van orders ook weer efficiënt zijn: een goed orderbeheer systeem is juist gebruiksvriendelijk en laat u gemakkelijk zelf de order aanmaken. Voordat het telefoontje erop zit, heeft u de bestelling al in het systeem gezet. Wanneer u dat achteraf allemaal aan het einde van de dag nog moet doen, kan dat al snel tot fouten leiden. Nu kunt u meteen nog even navragen of u alles goed heeft verstaan, om fouten te voorkomen.

Minder foutgevoelig

Want een ander belangrijk voordeel is: minder fouten. Geautomatiseerde orderinvoer systemen kunnen worden geprogrammeerd om complexe taken af te handelen. Ze elimineren ook de noodzaak van handmatige gegevensinvoer die gevoelig is voor menselijke fouten. Behalve het voorkomen van (over)typefouten, worden er ook geen stappen overgeslagen. Dit alles zorgt voor structuur en verhoogt de nauwkeurigheid van uw bedrijfsprocessen.

Beter voorraadbeheer

Efficiënter voorraadbeheer is hierdoor een ander niet onbelangrijk voordeel. Wanneer elke order foutloos en meteen wordt doorgezet, is uw voorraad altijd up-to-date en verkoopt u geen producten die eigenlijk niet meer voorradig zijn. Dit is nog belangrijker wanneer u producten via meerdere verkoopkanalen aanbiedt. Zodra een artikel is verkocht, wordt de voorraad meteen voor alle verkoopkanalen aangepast. Eventuele retouren kunnen ook automatisch worden verwerkt en de verkoop weer mogelijk maken.

Kostenbesparing

Doordat er veel minder handmatige handelingen nodig zijn, kunt u structureel besparen op personeelskosten. En met de huidige krapte op de arbeidsmarkt, is automatisering niet alleen aantrekkelijker, maar soms zelfs noodzakelijk. Geen zorgen om te weinig ‘handjes’ of personeelsverloop, een geautomatiseerde oplossing is in basis blijvend en kan hooguit verbeterd en uitgebreid worden. Daarnaast verdient een investering in automatisering zichzelf vaak al op afzienbare termijn terug.

Multichannel verkoop

Door de mogelijkheid om orders ook handmatig toe te voegen, kunt u in één systeem het overzicht houden op alle orders. Dus ongeacht of een bestelling online, in de winkel of telefonisch wordt gedaan. Wanneer bestellingen vaak per mail binnenkomen, is het aan te raden te kiezen voor een ordersysteem dat verschillende data-formats (PDF, CSV etc) geautomatiseerd kan verwerken. Multichannel verkoop biedt veel (verkoop)mogelijkheden, maar moet wel overzichtelijk blijven.

Verhoogde klanttevredenheid

Maar vergeet ook niet de klantentevredenheid. Klanten willen graag zo snel mogelijk hun bestelling ontvangen, dus hoe sneller een order wordt verwerkt, hoe beter. Daarnaast is communicatie erg belangrijk. Klanten hebben graag gemakkelijk toegang tot informatie over hun bestellingen - vooral als ze op iets belangrijks wachten. Een geautomatiseerd ordersysteem kan real-time updates over bestellingen bieden, zodat klanten weten waar hun producten zich bevinden in het verwerkingsproces. Wanneer er door de transportdienst een track and trace-code aangemaakt wordt, kan die automatisch doorgezet worden naar het verkoopkanaal en dus naar de koper. Dergelijke informatievoorziening wordt gewaardeerd en helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij klanten. U laat immers zien dat u zich inzet voor een uitstekende klantenservice gedurende uw gehele orderproces.

Order2Flow, dé oplossing voor (automatische) orderinvoer

Order Flow biedt deze automatische order entry, waarbij ook handmatig bestellingen kunnen worden toegevoegd of aangepast. Het systeem is modulair van opzet, dus kunnen we voor u een ordersysteem samenstellen dat helemaal aansluit op uw specifieke situatie en wensen. Bovendien kunnen we zo sneller uw systeem ontwikkelen. Uiteraard zorgen we voor de nodige personalisatie. Het overzichtelijke dashboard geeft inzicht in onder meer orderstatussen en totale omzet, ongeacht hoe uw orders binnen zijn gekomen. Meer weten? Bekijk dan de volledige lijst met connectoren, of lees meer over de modules voor EDI (order-entry), orderbeheer, boekhoudkoppeling, voorraadbeheer en orderverwerking.

Wilt u graag meer informatie of gericht advies ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om te horen wat we voor elkaar kunnen betekenen.