Het connected kantoor in de cloud: een analyse

Lange tijd gebruikten bedrijven software die op maat voor hun processen gebouwd waren. Maar met de opkomst van mobiele apparaten en een alomtegenwoordig internet, is de ‘locatie’ van zulke software steeds meer verschoven naar de cloud. Ook corona heeft hier een grote invloed op, want wat als een belangrijk deel van uw software op kantoor draait en u moet (of wilt) thuiswerken? In deze analyse duiken we verder in deze materie aan de hand van een praktijkvoorbeeld: Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Vanwege corona vroeg de Nederlandse regering met klem aan ons om thuis te werken, behalve als het echt niet anders kan. Met de nodige moeite wisten veel bedrijven zich goed te redden. Vergaderingen verplaatsten zich naar Zoom en het volume aan interne communicatie per mail nam sterk toe. Toepassingen als Google Docs maakten het mogelijk om gemakkelijk samen in hetzelfde bestand te werken. Maar wat als een belangrijk deel van uw software - en daarmee data - (nog) niet thuis beschikbaar is? In dat licht is het logisch dat Microsoft de corona-pandemie heeft aangegrepen om niet alleen de eigen cloud te verbeteren, maar ook bedrijven aanmoedigt om hun locatiegebonden software achter ze te laten door de overstap naar de cloud zo makkelijk mogelijk te maken.

ERP in de cloud

Een van de pakketten waar het bedrijf veel aandacht en middelen in steekt, is Microsoft 365 Dynamics Business Central. Business Central werd in 2017 geïntroduceerd als de in de cloud draaiende opvolger van Microsoft Dynamics Navision (NAV). Beide pakketten bieden software voor enterprise resource planning (ERP), die cruciale processen binnen bedrijven ondersteunt, stroomlijnt en automatiseert: van project- en materiaalkosten tot de klantrelaties. Een belangrijk verschil is dat NAV een locatiegebonden programma was. Als die software alleen op kantoor geïnstalleerd was, was die ook alleen dáár beschikbaar. Business Central daarentegen is een veel opzichten een typisch hedendaags cloudprogramma: het draait ‘gewoon’ in uw internetbrowser. Naar updates heeft u geen omkijken; dat regelt Microsoft voor u. Als u een gebruikersnaam en wachtwoord heeft, kunt u gewoon vanaf elk apparaat inloggen. Dat is eigenlijk niet meer dan logisch in een tijd waarin het nieuws en de e-mails veelal via de mobiele telefoon worden bijgehouden, en velen internetbankieren op hun telefoon. Goed onderhouden en gebruiksvriendelijke apps maken het mogelijk om veel activiteiten gewoon op afstand uit te voeren.

In het geval van een cloudapplicatie als Business Central betekent dat u (óók) op afstand bij een centrale database kunt. Daarin staat informatie over onder meer uw producten, (productie)processen en klanten. Aanpassingen kunnen vanaf elke locatie gedaan worden en worden vervolgens ook overal doorgevoerd. Ook andere pakketten kunnen toegang krijgen tot deze database, indien nodig. Zo kondigde Microsoft een integratie aan met het op bedrijfscommunicatie gerichte Microsoft Teams. Hierdoor zullen gebruikers in staat zijn om in Business Central opgeslagen contacten in Teams te openen, wat externe communicatie vergemakkelijkt. Het beheer wordt dus als het ware gedecentraliseerd en daarmee ook versneld. Vergelijk het met samenwerken in Google Docs, in plaats van elkaar steeds een nieuwe versie van hetzelfde Word-bestand te sturen, daarna te downloaden en aan te passen, om het tot slot weer door te sturen. Wanneer uw bedrijfssoftware hoofdzakelijk in de cloud draait, is uw kantoor of winkel daarmee niet langer het centrum van uw werkzaamheden. Daar vinden nog altijd cruciale activiteiten plaats, zoals orderbeheer, het opsturen van bestellingen en wellicht ook de productie. Door een koppeling met bijvoorbeeld uw webshop kunnen die processen echter op afstand aangestuurd worden zodra er een bestelling binnenkomt. Die procedures kunnen bovendien voor een aanzienlijk deel worden geautomatiseerd. Wanneer er een nieuwe bestelling binnenkomt, weet uw collega in het magazijn dat hij die op de post moet doen, terwijl uw boekhouding ondertussen bijgewerkt wordt. Dit maakt het ook makkelijk om de bezetting op kantoor zo laag mogelijk te houden, terwijl er toch doorgewerkt kan worden - ook geen onbelangrijk voordeel in tijden van corona.

Kantoor in het wolkendek

De cloud biedt dus duidelijke voordelen en de gefundeerde verwachtingen zijn dat de investeringen in deze technologie de komende jaren steeds met dertig procent toe zullen nemen. Toch is het kantoor in de cloud nog geen gemeengoed. Een belangrijke factor is dat veel softwarepakketten weliswaar een breed scala functies hebben, maar uiteindelijk hebben ze allemaal duidelijk hun eigen expertise: een programma voor tekstverwerking, voor de boekhouding, voor fulfilment, enzovoort. Het eerder genoemde Business Central is weliswaar veelomvattend, maar is bijvoorbeeld geen webshop. Wanneer uw uw online verkoopkanaal en andere bedrijfssoftware wil combineren - bijvoorbeeld uw ERP; hier komen we later nog op terug - zijn er koppelingen nodig om zo efficiënt mogelijk te werken. ‘In de cloud’ blijkt in de praktijk vaak niet één wolkje, maar een heel wolkendek. Dat klinkt misschien lastig, maar eigenlijk valt dat best mee. Software die in de cloud draait is in de regel voorzien van een API: een stukje software dat als tolk functioneert en bijvoorbeeld uw webshop met uw ERP of boekhoudpakket met elkaar kunnen laten praten. Ze houden elkaar dan als het ware op de hoogte van wat er op hun eigen afdeling gebeurt. Dat biedt bovendien duidelijke voordelen: doordat de software met elkaar communiceert, worden veel bedrijfsprocessen gestroomlijnd en zelfs geautomatiseerd.

En ja, die koppelingen vragen om een plan, en natuurlijk om enige investering (al dan niet in de vorm van een abonnement), dat is waar. Maar die kosten wegen niet op tegen het grote gemak dat zo’n wolkendek biedt. Bovendien is de lockdown een belangrijke impuls voor veel bedrijven om alsnog hun software en processen (gedeeltelijk) te verplaatsen naar de cloud, om het thuiswerk te versoepelen en efficiënter te maken. Tel daarbij op dat de verwachting is dat na corona veel mensen ervoor zullen kiezen om een of meerdere dagen per week thuis te werken. De bedrijfsvoering zal waarschijnlijk dus gecentraliseerd moeten blijven. U wilt immers dan niet alleen thuis toegang hebben tot uw vertrouwde software, maar de overgang moet ook naadloos zijn. Wanneer u de ene dag op kantoor werkt en de andere thuis, moet u het liefst direct uw werk van de vorige dag gemakkelijk weer op kunnen pakken, ongeacht uw locatie.

Bedrijfssoftware als legodoos

Behoeftes veranderen en de cloud biedt volop mogelijkheden om daarop in te spelen. Wie bijvoorbeeld al met Business Central werkt, maar tot nu toe alleen nog een fysieke groothandel heeft gehad - of andersoortige winkel met een flink magazijn - en (nog) geen webshop, beschikt over een stevige basis om een online verkoopkanaal aan te hangen. Het noodgedwongen tijdelijk sluiten van verkooplocaties heeft veel ondernemers immers gestimuleerd om ook online te verkopen. Wanneer corona achter de rug is, kunnen zij daar natuurlijk mee door blijven gaan en hun producten via verschillende kanalen aanbieden. Andersom kan de ERP Business Central webshopeigenaren helpen om hun e-commerce in sterke mate verder uit te bouwen en te professionaliseren. U kunt zo een krachtige back office aan uw online winkel hangen, dat uw processen stroomlijnt en waardoor u veel tijd bespaart.

Hoewel Business Central erg interessant is, is het natuurlijk maar een voorbeeld. Niet elke expertise is immers voor elk bedrijf relevant. Wie geen groot magazijn heeft en/of geen behoefte aan ERP, zal waarschijnlijk eerder voor het eveneens koppelbare Exact Online kiezen. Cloudsoftware kunt u zien als een verzameling legoblokken die u in elkaar kunt laten klikken, afhankelijk van uw veranderende wensen - en het aanbod is gelukkig groot. Dat zorgt ook voor wendbaarheid, flexibiliteit en de mogelijkheid om makkelijker op te schalen. Dit zorgt voor een wendbaarheid die u niet zou hebben wanneer u in één keer in bedrijfssoftware op maat zou investeren, en waaraan u moeilijk gaandeweg nieuwe functionaliteiten toe kunt laten voegen. Dat is natuurlijk ook een vorm van maatwerk.

Meer weten?

Wilt u ook uw kantoor (gedeeltelijk) naar de cloud verplaatsen en bent u op zoek naar een betrouwbare partner die met zo’n digitaal wolkendek overweg kan? Order2Flow is gespecialiseerd in het koppelen van webshops en andere online verkoopkanalen met de andere software die nodig voor succesvolle en efficiënte e-commerce. Bent u op zoek naar een koppeling met Business Central of met een ander pakket? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om te horen wat de mogelijkheden zijn.