Integratie Business Central met WooCommerce gerealiseerd
Achtergrond bedrijf
Keizers is specialist op gebied van machines voor tuin en gazon, met klanten door heel Nederland en België. Het bedrijf hecht aan een hoge kwaliteit, zowel op gebied van het assortiment als het contact met klanten. Onder de service die verleend wordt, vallen onder meer een afhaal- en bezorgdienst, online en offline verkoop, reparaties, en demonstraties aan huis.
Gevraagd
Om de back office te stroomlijnen, maakt Keizers gebruik van Microsoft Dynamics Business Central, een veelomvattend ERP-pakket. Hiermee regelt het bedrijf onder meer boekhouding, het voorraadbeheer en de klantrelaties. Om de online verkoop optimaal te integreren in de bedrijfsvoering, vroeg Keizers ons aanvankelijk om een koppeling te realiseren tussen Business Central en WooCommerce, waarop de webshop draait.
Belangrijk was hierbij dat Keizers zowel een online als een offline verkoopkanaal heeft, die beide invloed hebben op de actuele voorraad. Deze kanalen moesten natuurlijk ook gesynchroniseerd worden. Het mocht immers niet gebeuren dat een klant via de webshop een product bestelt waarvan het laatste exemplaar daarnet in de winkel was verkocht, of andersom.
Een halfjaar nadat deze integratie tussen Business Central en WooCommerce was gerealiseerd, vroeg Keizers ons het logistieke proces te automatiseren. Daarbij ging het om koppelingen met PostNL en Bumbal. Ook wilde Keizers weten of het printen van verzendlabels en pakbonnen geautomatiseerd kon worden.
Oplossing
We hebben voor Keizers een applicatie ontwikkeld die WooCommerce en Business Central koppelt. Hierdoor worden de gegevens in beide applicaties gesynchroniseerd, waaronder natuurlijk de bestellingen en de voorraad. Orders komen via een webhook - als het ware een automatisch doorgegeven estafettestokje van de ene software naar de andere - vanuit WooCommerce, via Order2Flow, terecht in Business Central. Dat gebeurt vrijwel realtime. Daadwerkelijke verkoopprijzen inclusief actuele kortingen en verzendkosten, worden hierin meegenomen.
Vanuit Business Central is er eveneens een webhook, ditmaal om voorraden en prijzen actueel te houden, zodat de gegevens aan ‘beide kanten’ hetzelfde zijn en blijven. De bestelgegevens kunnen ook ingezien worden via de dashboardfunctie en het orderoverzicht van Order2Flow, hetzij via een grafiek of tot op orderdetailniveau. Daarmee wordt de status per order inzichtelijk, alsook het aantal bestellingen per week of maand.
De applicatie is flexibel en modulair, wat niet alleen de schaalbaarheid ten goede komt, maar het ook mogelijk maakt om op een later moment nieuwe functies toe te kunnen voegen. Hierdoor kan Order2Flow in een later stadium nog verder uitgebreid worden, afhankelijk van veranderende behoeftes en bedrijfsvoering van Keizers.
Zoals gezegd is er inderdaad later gevraagd om nieuwe functionaliteit: het koppelen van bezorgingsdiensten PostNL en Bumbal. Ook het afhalen van bestellingen moet automatisch meegenomen worden in het ordersysteem. Door deze integratie worden gegevens voor de verzending doorgegeven aan de relevante bezorger. Denk bijvoorbeeld aan de NAW-gegevens van de klant. Daardoor worden verzendlabels en pakbonnen automatisch aangemaakt, in het format waar de bezorgdienst in kwestie om vraagt. Omdat er zoals gezegd ook sprake is van een fysieke winkel, is het ook mogelijk voor klanten om zelf hun bestellingen op te halen. Daar moet ook een specifieke bon voor aangemaakt worden, wat ook op basis van de boekhouding gebeurt.
Ten slotte worden dankzij een koppeling met PrintNode alle labels en bonnen vervolgens automatisch geprint. Dit beperkt het aantal handmatige acties voor het logistieke proces tot het minimum, waardoor Keizers een aanzienlijke tijdwinst boekt.
