Koppeling tussen Exact Online en WooCommerce gerealiseerd

Achtergrond bedrijf

Chocolate Makers is een producent van 100% biologische chocolade. Het bedrijf hecht sterk aan duurzaamheid en brengt dat ook in de praktijk door op zonne-energie en geheel emissievrij te werken. Alsof dat nog niet bijzonder genoeg is, komt twee keer per jaar een zeilschip de cacao brengen. Die wordt vervolgens door honderden(!) fietsers opgehaald, zodat de hele keten CO2-neutraal is. Zo kan er chocolade gemaakt worden die écht milieuvriendelijk is.

Gevraagd

Chocolate Makers biedt een breed assortiment aan chocola aan via de webshop. Die draait op WooCommerce. De boekhouding wordt bijgehouden via Exact Online: van de ordergegevens tot de voorraad. Het bedrijf wil WooCommerce met Exact Online koppelen om de boekhouding te automatiseren.

Oplossing

Elk type artikel wordt geïdentificeerd via een Stock Keeping Unit (SKU). Hierdoor ‘weet’ WooCommerce om welk soort product het gaat. Door deze SKU’s te synchroniseren met Exact Online, kan ook automatisch berekend worden wat de huidige voorraad is. Deze herberekening vindt direct plaats na elke bestelling.

Dit is niet de enige functie van de koppeling. Dankzij de een slimme koppeling kunnen batchcodes van de leveringen worden gekoppeld aan de bestellingen. Vanuit Exact Online worden op basis vanuit deze levering ook automatisch facturen aangemaakt. Daarin wordt rekening gehouden met eventuele verzendkosten en kortingen, zodat de bestellingen in beide systemen volledig hetzelfde zijn. Dat voorkomt onduidelijkheden en afwijkingen in de getallen.

Door deze koppeling hoeven ordergegevens niet langer handmatig geëxporteerd en weer geïmporteerd te worden, wat Chocolate Makers veel tijd bespaart. Bovendien wordt zo de foutmarge teruggedrongen die nu eenmaal ontstaat door menselijke vergissingen. Hierdoor kan het bedrijf zich volledig richten op zijn passie: het maken van duurzame chocolade.