Koppeling tussen OpenCart en Exact Online gerealiseerd
Achtergrond bedrijf
Puchshop.de is wereldwijd de grootste webshop op gebied van onderdelen voor dit beroemde brommermerk. De medewerkers zijn echte Puchfanaten die niets liever doen dan hun kennis delen met hun klanten.
Gevraagd
Puchshop.de wil zijn klanten zo snel mogelijk van dienst kunnen zijn. Waar mogelijk moeten onderdelen nog dezelfde werkdag opgestuurd worden. Dat vraagt natuurlijk om automatisering. Het bedrijf heeft ons daarom benaderd voor een nieuwe koppeling tussen hun OpenCart-webshop en Exact Online.
De bestaande integratie voldeed niet meer, vanwege problemen met de API-limieten van Exact Online. De hoeveelheid data die dagelijks gesynchroniseerd kan worden, is namelijk in juli 2021 sterk beperkt. Wanneer het limiet bereikt wordt, worden data gewoonweg niet meer gesynchroniseerd. Hier moest een oplossing voor gevonden worden.
De vervanging van de Exact Online-koppeling is bovendien een kans om de administratie een upgrade te geven. Grootboekcodes per order regel toevoegen om de boekhoudrapportage verder te verfijnen. Deze grootboekcodes zijn afhankelijk van de btw- en landcodes én ook relevante kortingen moesten hierin natuurlijk worden meegenomen.
Oplossing
Orders worden ingelezen vanuit OpenCart, waarna ze doorgezet worden naar Exact Online. De herkenning van producten wordt geconfigureerd op basis van verschillende unieke velden. Voor Puchshop hebben we gekozen om te werken met de Stock Keeping Units (SKU’s) vanuit OpenCart en de itemcode in Exact Online. Dit zijn beide unieke ID’s per product, om zo de verschillende producten in de boekhouding uit elkaar te kunnen houden. Is daar geen match voor die SKU? Dan wordt dat product automatisch aangemaakt, uiteraard met de juiste ID.
De synchronisatie is bovendien tweezijdig: OpenCart krijgt namelijk vanuit Exact Online ook een seintje zodra de bestelling is opgepakt. Daardoor wordt het dataverkeer zo efficiënt mogelijk gehouden. Bovendien is zo voor de webshopmedewerkers altijd duidelijk wat de actuele status van een bestelling is.
Bovendien wordt er automatisch een factuur gegenereerd op basis van de order, die uiteraard ook automatisch in de boekhouding terecht komt. Deze bevat de gevraagde btw-tarieven, landcodes en kortingen. Hierdoor wordt niet alleen de boekhouding geautomatiseerd, maar is er de beschikking over alle relevante data voor de volledige administratie per order.
De koppeling tussen OpenCart en Exact Online is een op zichzelf staande oplossing, genaamd Order2Flow. Deze middleware app is voorzien van een dashboard. Hierop worden relevante data samengebracht, waardoor Puchshop.de grip krijgt op de orderverwerking. Denk aan gegevens als de omzet over een bepaalde periode, de actuele sync status, logs en status per order. Dit is een duidelijk ander voordeel ten opzichte van de eerdere koppeling, die geen dergelijke grafische schermen bood.
Tot slot is natuurlijk het probleem aangepakt met de API-limiet van Exact Online. Die beperking wordt omzeild door niet langer bij élke synchronisatie álle data te delen. Alleen gegevens die veranderd zijn, worden nog doorgestuurd. Dit scheelt veel API calls, waardoor er onbegrensd data gesynchroniseerd kan worden.
