Koppeling tussen ProductFlow en Exact Online gerealiseerd

Achtergrond bedrijf

Kopu verkoopt online niet alleen woonaccessoires, maar ook veel artikelen voor in de tuin: zoals parasols en tuinkussens.

De datastromen van alle connectoren worden samengebracht in het dashboard. Door verschillende bronnen te combineren, ontstaat een beter overzicht van hoe de e-commerce functioneert. (Afbeelding: testdata.)
De datastromen van alle connectoren worden samengebracht in het dashboard. Door verschillende bronnen te combineren, ontstaat een beter overzicht van hoe de e-commerce functioneert. (Afbeelding: testdata.)

Gevraagd

Kopu maakt gebruik van diverse marktplaatsen om het verkoopbereik te vergroten. Het bedrijf gebruikt ProductFlow om al die verschillende kanalen te beheren. Maar hoe handig die software ook is, die moet zelf óók weer gekoppeld worden: in dit geval met boekhoudsoftware Exact Online en met Vasco (via Picqer). Hierdoor worden de financiële, voorraad en fulfilment stromen geautomatiseerd. Al deze systemen moesten gekoppeld worden om Kopu’s e-commerce zo snel en foutloos mogelijk te laten verlopen. Ook een soepel retourproces stond hoog op de verlanglijst.

Orders kunnen vanuit het complete overzicht bekeken worden.  (Afbeelding: testdata.)
Orders kunnen vanuit het complete overzicht bekeken worden.  (Afbeelding: testdata.)

Oplossing

Ons ordersysteem Order2Flow koppelt al deze datastromen en zorgt ervoor dat data vanuit het ene systeem op de juiste plek in het andere terechtkomen. Alle bestellingen komen binnen via ProductFlow. Dan wordt de orderinformatie doorgestuurd naar FSH en Vasco, waar de verzending van de producten wordt geregeld.

Vervolgens wordt er een factuur aangemaakt, die geëxporteerd wordt naar Exact Online. De boekhouding wordt daardoor automatisch bijgewerkt, inclusief vermelding van de juiste marktplaats waarop de order is geplaatst. Dit scheelt veel tijd en moeite, waardoor Kopu snelle levertijden kan garanderen. Bovendien kan zo ook de totale voorraad bijgehouden worden van alle magazijnen individueel én samen.

Om het retourproces gemakkelijker te maken hebben we een portaal gebouwd. Daarin kunnen kopers hun retour aanmelden. Vervolgens wordt er automatisch een creditfactuur aangemaakt die in Exact Online terechtkomt. De totale voorraad wordt direct bijgewerkt. Ook op dit gebied is het aantal handmatige acties sterk teruggedrongen, wat veel tijd bespaart.

Tot slot is het ordersysteem voorzien van een dashboard. Hierop ziet Kopu alle gecombineerde gegevens. Er is een totaaloverzicht van de omzet per periode, maar dit kan naar wens worden gesplitst. Zo kan er bijvoorbeeld ook gekeken worden hoeveel geld elke marktplaats oplevert. Bovendien kan er een compleet overzicht opgevraagd worden van alle bestellingen, maar deze kunnen natuurlijk ook gefilterd worden per kanaal, of op detailniveau bekeken worden. Hierdoor kan Kopu alle relevante data inzien in één omgeving. Multichannel marktplaats-verkoop wordt zo stukken eenvoudiger.