Portfolio case

Gig Drinks

Orderbeheer met uitgebreid leveringsoverzicht, gekoppeld met Exact Online

Gig Drinks

GiG Drinks is ontwikkeld door 2 broers en inmiddels is GiG Hard Seltzer niet meer weg te denken. Bij alle grote festivals en evenementen wordt dit bruisende, verfrissende drankje, met een beetje alcohol en diverse smaken, volop gedronken. Maar ook thuis kan er natuurlijk van worden genoten tijdens een feestje of BBQ.

Eenvoudig aanmaken van orders (dit zijn testgegevens).

Gevraagd

GiG Drinks groeit hard en om te zorgen dat alle bestellingen op tijd en op de juiste adressen worden afgeleverd en er geen facturen worden vergeten, verzocht het bedrijf Order2Flow om orderbeheer en orderverwerking met een koppeling richting Exact Online. Er moet namelijk automatisch een factuur richting Exact Online gaan als een order was verzonden.

Verder was er de behoefte dat vertegenwoordigers, vooral bij klanten, makkelijk orders konden aanmaken en leveringsafspraken noteren. Dit alles met beperkte rechten, zodat orderinvoer en opvragen verzendstatus integraal in het gehele orderverwerkingsproces en facturatie meeloopt.

GiG Drinks wilde grip krijgen op hun orderbeheer door snel in één systeem overzicht te hebben in alle bestellingen, aflevergegevens en betaalstatussen.

Overzicht van leveringen (dit zijn testgegevens).

Oplossing

Order2Flow heeft de webapplicatie opgezet met de orderbeheer module en deze gekoppeld aan Exact Online, zodat account en productdata wordt geladen vanuit Exact Online en de facturering richting Exact Online geautomatiseerd kon worden.

Vervolgens hebben we het leveringsoverzicht uitgebreid. In dit leveringsoverzicht kunnen nu alle leveringen overzichtelijk worden geraadpleegd en geüpdatet. En na verzending krijgen de orders nu automatisch een nieuwe status, zodat de factuur richting Exact Online gaat. Het leveringsoverzicht biedt nu alle informatie, zoals leveringsomvang, afleveradres, gewenste afleverdatum en verzendstatus. Uiteraard kan er ook op bepaalde verzendingen worden gezocht.

Dankzij het factuuroverzicht is inzichtelijk welke factuur bij welke order hoort en of deze al in Exact Online bekend is.

Voor sales agents is een extra rol toegevoegd met een bijbehorende rechten set, zodat per login wordt bepaald welke rechten en bevoegdheden de gebruiker heeft. Op basis daarvan worden niet alleen bepaalde gegevens afgeschermd of juist zichtbaar, maar ook de handelingen die mogelijk zijn, zoals het aanpassen van een bestelstatus, een leveringsafspraak of zelfs facturering, worden hierbij geregeld.

Met dit hele pakket worden de handmatige handelingen tot een minimum beperkt, waardoor het proces ook veel minder foutgevoelig is. En de bestellingen zijn altijd inzichtelijk.

Er is nu dus volop ruimte voor GiG Drinks om nog meer geïnteresseerden en nieuwe verkoopmarkten te voorzien van de populaire drankjes, zonder het overzicht te verliezen en met grip op alle leveringen.

Lees ook ons blog over internationaal orderbeheer.